Når lagrer QuickBooks?

Intuit's QuickBooks regnskapsprogramvare gjør det mulig for bedriftseiere å administrere sine egne finanser fra et enkelt grensesnitt. Periodisk lagring og sikkerhetskopiering av QuickBooks-dataene er viktig for å bevare bedriftens økonomiske data. Intuit tilbyr flere verktøy og tips for optimal sikkerhetskopiering, som når den brukes, kan bidra til å beskytte selskapets økonomiske data mot datautbrudd.

Lagre filer

QuickBooks lagrer bare en vanlig fil når den er bestilt - det er ingen periodisk lagringsfunksjon for bare å lagre firmafiler. Selv om dette kan være ubeleilig hvis du holder QuickBooks-firmafilen åpen i lange perioder mens du foretar justeringer, gir det deg større kontroll over når data lagres. Dette kan være gunstig hvis du oppdager at en liten menneskelig feil, for eksempel et savnet desimalpunkt eller feil elementvalg, har skjevet dine ellers nøyaktige poster. På dette tidspunktet kan du laste fra den siste lagre med relativ straffrihet; Hvis QuickBooks imidlertid var i stand til automatisk periodisk lagring, ville du risikere å laste fra den siste lagre og finne ut at den ble laget etter feilen, og du må altså korrigere det manuelt uansett.

Sikkerhetskopiere filer

QuickBooks tillater deg å sikkerhetskopiere bedriftsfiler. Å gjøre det kan være nyttig i tilfeller av datautbrudd, strømbrudd eller andre uforutsette omstendigheter. Du må konfigurere filbackup for å kunne fungere uavhengig, og funksjonen aktiveres ikke mens du har bedriftsfilen som skal sikkerhetskopieres. Planlagte sikkerhetskopier krever en sekundær harddisk eller en USB-flash-enhet - skrivbare CDer støttes ikke for data backup.

Planlagt sikkerhetskopiering

Du kan planlegge QuickBooks for å sikkerhetskopiere data i en viss tidsramme via skjermbackup-vinduet i sikkerhetskopieringsveiviseren, som er tilgjengelig via Fil-menyen. Dette vinduet lar deg konfigurere din planlagte sikkerhetskopiering for et bestemt sted, så vel som på et bestemt tidspunkt på dagen og frekvensen. Du kan sette sikkerhetskopien for å fungere så ofte som daglig og sjeldent som månedlig, avhengig av dine behov. Du må levere QuickBooks med Windows-passordet ditt for å planlegge sikkerhetskopier - dette skyldes at sikkerhetskopiene krever at Windows-tillatelser skal fungere, noe som igjen krever kontoens passord. Uten disse tillatelsene, vil sikkerhetskopiene dine mislykkes.

betraktninger

Intuit anbefaler at du sikkerhetskopierer bedriftens filer til flyttbare medier hver dag, og for å holde mediet på kontoret. Selskapet anbefaler også at du, minst en gang i måneden, lager en kopi for å holde off-site, og også lage en kopi ved slutten av hvert regnskapsår for å lagre off-site. Lagring av data på måneds og årlig basis gjør det mulig å holde dataene trygge dersom noe skulle skje på stedet som ødelegger den daglige kopien. På denne måten har du alltid en kopi for analyse eller skattemessig rapportering.