Hva skal antas å være i en medarbeiderfil?

Å ansette en ansatt er ikke en lett oppgave. Virksomheten må overholde statlige og føderale arbeidslover som ikke bare gjelder å ansette og beholde personer, men også med saker som å holde ansattes rekord. Foruten lovlig forpliktelse må bedriftene holde nøyaktige og nåværende poster, slik at det kan bidra til å unngå konflikter i fremtiden. En arbeidsgiver kan henvise til postene hvis det oppstår problemer i stedet for å stole på minne eller antagelser.

Grunnleggende informasjon og administrative former

Personalefiler bør inneholde grunnleggende opplysninger om arbeidstaker, arbeidsoppgaver og skatteformularer. Elementer som oppfyller denne definisjonen, inkluderer arbeidstakerens CV, følgebrev, stillingsannons, referansebrev og IRS-skjema W-4. Hold også administrative skjemaer, for eksempel medarbeiderens bekreftelse på å motta en arbeidstakerhåndbok, det formelle tilbudet om ansettelse, om noen, og en beskrivelse av arbeidstakerens arbeidsoppgaver.

Ytelsesmaterialer

Medarbeiderfiler inneholder vanligvis informasjon om når en ansatt tjener en økning eller mottar annen form for anerkjennelse. Det omvendte er også sant. Rekord skal dokumentere kundeklager, påtalemyndigheter eller disiplinære tiltak mot arbeidstakeren. I dette avsnittet må du beholde andre materialer som er relevante for arbeidstakerens ytelse, for eksempel periodiske evalueringer, opptaksregister og notater relatert til ganger da du og arbeidstaker møttes for å diskutere problemer.

Elementer ikke inkludert

Arbeidsgivere bør beholde separate filer for konfidensiell informasjon. Spesielt bekymret er medisinske journaler og dokumenter vedrørende medarbeiderens statsborgerskapsstatus, for eksempel Form I-9. Arbeidsgiveren bør treffe tilstrekkelige tiltak for å sikre at konfidensiell informasjon forblir sikker og ikke tilgjengelig for generell inspeksjon.

Record Keeping Tips

Hver ansatt skal ha en egen fil, og arbeidsgiveren bør beholde filene på en sikker, låst sted. Selskapet bør ha rutiner for periodisk gjennomgang av filene, slik at arbeidsgiveren kan oppdatere ny informasjon og fjerne gammel informasjon etter behov. Virksomheten bør beholde filene, selv om den ansatte forlater selskapet. Statlige lover kan ha spesifikke regler for oppbevaring av registre; arbeidsgivere bør sjekke lokale lover før de kaster bort noe.