Hva er påkrevd av selskaper for IRS-kjørelønn?

Når bedriften din ber om at ansatte skal bruke egne biler som en del av jobben, kan det innebære stor utgift. Bedrifter kan betale en kilometeravgift som teller som en forretningsutgift, og det er også skattefri for ansatte. Men hvis de ikke stiller krav som følger regler for Internal Revenue Service, kan både selskapet og de ansatte miste sine skattefordeler.

Tilbakebetaling av kjørelengde

Bedrifter er villige til å tilbakebetale kjørelengde for å kompensere ansatte for å bedre beholde og rekruttere folk de trenger, ifølge HR Hero. Vanligvis er selskapets krav til kjørelønn refundert basert på den årlige IRS standardprisen for forretningsreiser. For eksempel, i 2013, kunne en bedrift betale opptil 56, 5 cent per kilometer og skrive det av som en forretningsomkostning. Dette er mye enklere enn å holde detaljerte oversikter over faktiske driftskostnader. Selskapets krav begrenser vanligvis refusjon til standardrenten eller mindre. Hvis en ansatt er betalt en høyere rente, teller ekstra som skattbar kompensasjon til den ansatte.

Dokumentere kjørelengde

Et selskap som betaler kilometertilskudd, må overholde IRS-dokumentasjonsretningslinjene. Ansatte må opprettholde en oversikt over forretningsreiser og sende det med jevne mellomrom. For eksempel kan virksomheten din be om at ansatte skal slå inn en kjørelengde på slutten av hver betalingsperiode. For hver forretningsreise skal denne posten angi begynnelsen og avslutningen av kilometertelleravlesningene samt avstanden, hensikten, destinasjonen og datoen for turen.

Bedriftsbruk

For å kunne regne som en forretningsutgift, kan kjørelønn kun betales for bruk av et kjøretøy som har direkte tilknytning til arbeid. Noen eksempler på arbeidsrelatert kjøring er å besøke kunder, gjøre bankinnskudd og plukke opp kontorrekvisita. Pendling til og fra en ansatts vanlige arbeidssted og hjem er ikke ansett som en forretningsutgift. Ansatte kan ikke gjøre personlige ærendringer mens de er på forretningsreise med unntak av nødvendige stopp som lunsjbrudd.

betraktninger

Noen ganger utbetaler et selskap en tilbakebetaling av kjørelengde. Dette er praktisk når en arbeidstaker reiser for eksempel ut av byen. Bedrifter må kreve at arbeidstakeren returnerer eventuell overskytende tilbakebetaling. En bedrift kan velge å betale mindre enn IRS standardprisen for forretningsreiser. I dette tilfelle har arbeidstakeren krav på forskjellen som skattefradrag. For eksempel, hvis arbeidsgiveren betaler 40 cent per kilometer og standardprisen er 56, 5 cent, kan du skrive ut 16, 5 cent per mil for arbeidsrelatert kjøring når du legger inn selvangivelsen.