Hva er årsaker til kostnadsoverskridelser i prosjektledelse?

Du vil ikke kunne se denne elektriske strømmen, men du vil føle den. Dine ansatte vil også - du vil se det øyeblikket du kunngjør at din småbedrift er klar til å gå i gang med et nytt prosjekt. Enten det er et remodelingprosjekt, en nettsideoverhaling, en ny reklamekampanje eller et hvilket som helst antall initiativer du har slått over, er det ikke noe som muligheten for et prosjekt å forverge en bedrift med spenning og forventning.

Mens ditt "offentlige ansikt" fokuserer på positive, kan du ikke unngå å havne private bekymringer. Fra det du har hørt fra andre småbedriftseiere, vil en prosjektleder direkte overvåke innsatsen din, og i hovedsak bli din punktperson. Som bedriftseier vil du overvåke prosjektet, og du vil beholde faner på fremdriften. Så, hvordan holder du på advarselshistoriene du har hørt om kostnadsoverskridelser - uten å føle en annen type sjokk? Ved å lære om de 10 års grunnene til at prosjekter medfører kostnadsoverskridelser og hvordan de skal beskyttes mot dem, før de kommer ut av hånden.

Årsak 1: Uplanlagte kostnader

Så mange ting kan skje mellom tiden en kontrakt er signert og når den endelig blir utført. Og de kan alle påvirke kostnaden for materialer, utstyr og arbeidskraft og overhead, for eksempel administrative, økonomiske og juridiske kostnader. Uplanlagte kostnader - uansett om de er uventede eller oversett - kan belegge ethvert prosjekt.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å bygge reserver og regelmessig sjekke material- og leverandørkontrakter mot kjøpsmønstre som påvirker tilbud og etterspørsel og dermed kostnader. Vellykkede prosjektledere produserer ikke bare prosjektbudsjett og utgiftsutsikter; De sjekker dem også kontinuerlig, sier 4 Cast Plus, et prosjektledelsesfirma. Dette gjelder for "enhver prosjektbasert industri, uavhengig av om du er i konstruksjon, IT eller profesjonelle tjenester", sier selskapet.

Årsak Nr. 2: En kommunikasjonsfordeling

Dette kan skje blant to personer som er involvert i et prosjekt, men feilkommunikasjonen som kan ende opp med å koste deg penger, er mest sannsynlig å finne sted mellom prosjektlederen og en annen ansatt i en nøkkelrolle. Du kan ikke være i samme rom for hvert møte eller høre på hver telefonsamtale, men du kan være på vei på andre måter, slik at du kan beskytte mot en av de viktigste årsakene til kostnadsøkning i prosjektledelsen.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å holde prosjektlederens klare, organiserte og detaljerte prosjektplan i nærheten til enhver tid - og insistere på at andre som er involvert i prosjektet, gjør det samme. De burde ha "sine deler" memorert, og de bør møte minst en gang i uken for å vurdere prosjektets status. Og prosjektlederen bør være proaktiv, kommunisere eventuelle endringer i planen umiddelbart og utstede en "heads-up" til potensielle problemer i horisonten. Miscommunication er langt mindre tilbøyelig til å skje når alle er på "høyvarsel".

Års nr. 3: Endringer i prosjektets omfang

Det er et sjeldent prosjekt som blir mindre over tid; et prosjekt vokser nesten alltid, og med den veksten, kostnadene. Mange forsvarer "scope creep, " sier at det bør forventes, da et prosjekt begynner å ta form. Ikke bekjempe det; omfavne det, sier de. I teorien kan du være enig, men hva med den spirende bunnlinjen?

Vakt mot denne kostnaden går over den eneste mulige måten: Ved å stille strenge regler om hvor mye forandring du vil akseptere og til hvilken dato - og deretter stå ved din beslutning.

Årsak nr. 4: Undervurder prosjektproblemer eller kompleksitet

Det er mer sannsynlig at det skjer store, dyre prosjekter - typen med skjulte "overraskelser" som ikke har blitt oppgradert ennå, som byggeprosjekter som involverer utgravningsarbeid. Men undervurdering kan også påvirke mindre prosjekter.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å sørge for at du ansetter bona fide- eksperter for å foreta den første gjennomgangen av prosjektet. Selvfølgelig gjør selv eksperter feil, men de som har erfaring, er mer sannsynlig å stole på deres erfaring, da de vurderer "hva om?" Scenarier. Som sjef er det alltid gunstig å besøke prosjekter som ligner på deg - og ta store notater om hva som gikk rett og hva som kunne ha gått bedre, hvis de prosjektledere så visste hva de nå vet. Til slutt vurdere å bryte ned prosjekter i mindre, mer håndterbare faser. Psykologisk kan det være lettere for prosjektdeltakere å nærme seg og utføre; i praksis kan det tvinge eventuelle hull i overflaten raskere enn senere.

Årsak nr. 5: urealistiske kostnadsberegninger

Som å seile i en båt med en lekkende bunn, setter seglet på et prosjekt som har blitt underbud nesten tetninger det for et budsjettoverskridende (med mindre kutt er gjort på andre steder).

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å sette prosjektet i hendene på en erfaren hånd helt fra starten og sammenligne budet til kostnaden for lignende prosjekter. Deretter spør prosjektlederen å sette seg ned og gi en omfattende oversikt over hver del av prosjektet og tilhørende kostnader. En slik avsløring kan bidra til å avsløre selv utilsiktede overvåkinger.

Årsak nr. 6: utilstrekkelig finansiering

Du kan se triumviratet dannes foran øynene dine: Et prosjekt hvis kompleksitet er undervurdert kan føre til urealistiske kostnadsestimater og deretter problemer når det gjelder finansiering. Og hvis finansieringen tørker opp i midten av et prosjekt, kan det komme til sliping, som alle viser at prosjektledelsen er delkunst, delvitenskap.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen å ha en ærlig samtale med dine långivere om hva de kan gjøre hvis du går inn i finansieringsproblemer. Å ha en back-up plan på plass - selv om du ikke trenger det - sannsynligvis ikke vil være billig, men det kan spare deg for mye større bekostning av et stalled prosjekt.

Årsak nr. 7: Prosjektforsinkelser

I løpet av et prosjekt er det rimelig å forvente minst noen forsinkelser. Alle bevegelige deler, og folk, garanterer praktisk talt at noe eller noen ikke vil utføre som planlagt. Men som du sikkert vet, er det en stor forskjell mellom en isolert hendelse og et repeterende problem som kan utløse noen av de mest frustrerende årsakene til kostnadsøkning i prosjektledelsen.

Års nr. 8: Mangel på ledererfaring

Det kan være vondt å "peke fingre", men noen ganger kan det ikke bli hjulpet. Småbedriftseiere ønsker, og har krav på, ansvar. Så når et prosjekt løper av skinnene på grunn av mangel på lederskap fra prosjektlederens side, kan det være smertelig tydelig hvem som er ansvarlig. Mangel på prosjektledelse erfaring kan avsløre seg på utallige måter: mangel på planlegging, dårlig kommunikasjon, insubordination og ubesvarte eller uforpliktede frister, blant dem.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å ansette en erfaren teamleder, som utmerker seg ved å kommunisere (med deg) og som gir regelmessige prosjektoppdateringer.

Årsak nr. 9: mangel på koordinering

Litt forskjellig fra mangel på lederskap, kan mangel på koordinering sikkert være et symptom på det. Men til og med erfarne prosjektledere kan falle hvis, som sagt sier, "høyre hånd vet ikke hva venstre hånd gjør." Manglende koordinering resulterer oftest i oppgaver som glir gjennom sprekker eller duplikat av oppgaver, som begge utsette tidsfrister og nesten garantere kostnadsoverskridelser og prosjektforsinkelser.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å sørge for at du har et system på plass som kan fortelle statusen til prosjektet ditt til enhver tid, så vel som den neste oppgaven på listen. Risikoen her er selvsagt at du kan finne deg selv i posisjon for å måtte gå inn og dommeren. Du kan være ok med dette som et midlertidig trekk, og dessuten: Som en småbedriftseier har du sannsynligvis en take-charge-personlighet uansett. Men det skal bidra til å huske at prosjektlederen din blir betalt for å lede, og at han burde gjenopprette kontroll over prosjektet på dine vegne.

Årsak nr. 10: mangel på en beredskapsplan

Det kan høres tydelig ut nå, men som mange småbedriftseiere kan du motstå å utarbeide en beredskapsplan - "plan B" - når du er i ferd med å prøve å få "plan A" lansert og av bakken. På den annen side, ditt sinn kan allerede være programmert til å tenke når det gjelder sikkerhetskopieringsplaner, bare hvis ting går galt. Denne kvaliteten vil hjelpe deg godt med et prosjekt som krever ikke bare noen få tweaks og revisjoner, men også en overhaling.

Vakt mot denne kostnadsoverskridelsen ved å ta deg tid til å utarbeide en "plan B", helt fra starten. En beredskapsplan kan tjene deg, så vel som din kan-gjøre holdning, ved å sette prosjektet tilbake på skinnene, ved å redusere kostnadsoverskridelser - og ved å holde det ansvaret for elektrisk strøm en positiv, vedvarende kraft i småbedriften.