Leverandørens revisjonsprosedyrer

Leverandørkvalitetsstyring er en kritisk forretningspraksis for selskaper som i økende grad outsourcer forretningsprosesser til strategiske partnere og har økt tillit til leverandørprodukter og -tjenester. Revisjonsprosessen sikrer at leverandørene kontinuerlig utfører på eller over nivåene som er skissert i anskaffelseskontrakter. Innarbeide bransjens beste praksis for å utvikle leverandørens revisjonsprosedyrer og sjekklister for å identifisere underprestering som kan rettidig løses og oppmuntre støttekvalitets innsats i høypresterende områder.

Planlegger

Revisjonsplanlegging utføres av hovedrevisor som er ansvarlig for å identifisere omfanget av revisjonen. Her kan en revisjonsprestasjonsmåling - en kombinasjon av en sjekkliste og scoring-kort - bli utviklet som identifiserer målbare ytelsesområder som vil bli gjenstand for revisjonen. Målfaktorer kan omfatte slike forhold som leveringstid på tidspunktet, ordrespons tider, responstider til forespurte rettelser og produktkvalitet. I tillegg bør revisjonsplaner adressere nødvendige tekniske, kapital- og menneskelige ressurser som er nødvendige for å utføre revisjonen tilstrekkelig.

Revisjonsstyring

I løpet av revisjonen blir ytelsesdata sikret, målt og registrert over et tidsrom. Informasjon fra leverandøren er vanligvis pålagt å gjennomføre revisjonsprosessen effektivt - for eksempel å anskaffe og gjennomgå leverandørens kvalitetshåndbøker, retningslinjer og prosedyrer, samt gjeldende sertifiseringer. Det er mange områder som krever effektiv styring i løpet av prosedyren. Det er viktig å være forberedt på endringer i revisjonsplaner eller justeringer av omfanget av leverandørprestasjonene.

rapportering

Revisjonsrapporter inkluderer målinger og data samlet inn ved hjelp av ytelsesstatistikken. Revisjonsrapportering fremhever årsaken til identifiserte ytelsesproblemer. Her er korrigerende og forebyggende tiltak inkludert som anbefalinger. I tillegg bør tidligere revisjoner inkorporeres i rapporter som en måte å spore historiske ytelsesvariasjoner på. Inkluder kvalitative data om leverandøren i rapporten, for eksempel noterte prestasjonsobservasjoner eller interne intervjuer med ansatte som arbeider med leverandøren. Også industriens ytelsesdata er generelt innarbeidet som et sammenligningsverktøy som gir ytterligere leverandørrangeringen mot referansestandarder.

Anmeldelse

Et selskap bør vurdere resultatene av en revisjonsrapport med leverandørstyring. Dette bør være et formelt møte som gir leverandørrepresentanter mulighet til å gi tilbakemelding om resultatdataene i revisjonen. Bruk revisjonsrevurderingsprosessen som en mulighet til å styrke samarbeidet mellom leverandøren, men vær ærlig om eventuelle underprester. Dette er tidspunktet når leverandørens ytelsesmål og mål kan opprettes for å rette opp eventuelle eksisterende problemer.