Forslag til virksomhets telefonsvarer meldinger

En effektiv talepostmelding kan spille en viktig rolle i bildet som din småbedrift prosjekter for offentligheten og nærmere bestemt din kundebase. I mange tilfeller er denne telefonsamtalen hilsen den første kontakten en potensiell kunde har med din bedrift. Hvis meldingen ikke gir et positivt inntrykk eller formidler grunnleggende informasjonen, som din oppringer trenger for å forfølge dine produkter eller tjenester, kan det godt være den siste kontakten.

Gi nøkkelinformasjon

Selv om bedriftens telefonsvarermelding for innkommende innringere skal være konsistent, bør den gi svar på de grunnleggende spørsmålene på de fleste innringers sinn. Identifiser navnet på bedriften din, beliggenheten og dens vanlige timer. Microsoft Business foreslår at du ikke kaster bort tid på det åpenbare - at ingen kan ringe for øyeblikket - som det vil være tydelig for den som ringer når han mottar taleposthilsen. Hvis du er en enmansbutikk eller en næringsvirksomhet med bare en enkelt taleposthilsen, behold meldingen din nåværende, endre den på daglig basis hvis det er berettiget. Selv om det ikke er unødvendig å si det åpenbare, kan det være svært nyttig for den som ringer til å indikere når noen er sannsynlig å være tilgjengelig for å ta samtalen. Hvis virksomheten vil bli stengt for ferie eller en ferieperiode, må din talepostmelding endres for å inkorporere denne informasjonen.

Sekundære Voicemail Meldinger

Hvis din bedrift har en rekke arbeidstakere som er ansvarlige for ulike aspekter av virksomheten din, bør din første automatiserte telefonsamtale hilsen tilby kundene muligheten til å nå dine nøkkelpersoner direkte. Dette krever etablering av et sekundært nivå av taleposthilsener ved telefonutvidelsene til disse arbeidstakere. Å holde disse meldingene i tide er enda mer kritisk enn den generelle taleposthilsen fordi tidsplanene for de enkelte medarbeiderne er mer variabel enn virksomheten som helhet. "Mary Ellen Guffey's Essentials of Business Communication" antyder at disse hilsene inkluderer navnet på den ansatte på den utvidelsen, ansvarsområdet og en indikasjon på når det kan være en god tid å ringe igjen. Viktigst, men taleposthilsenen bør spørre innringeren om å legge igjen en melding og skissere - punkt for punkt - informasjonen du vil ha inneholdt i oppringerens melding.

Gjør det lett å forstå

Gitt betydningen av telefonsamtalen hilsen, ta tid for å sikre at du får det riktig. Forbered et presist skript av hva du vil at meldingen skal inneholde. Ta opp hilsen din i en innstilling uten bakgrunnsstøy, og snakk langsomt enn normalt slik at innringere bedre kan forstå - og skriv om nødvendig - informasjonen du formidler. "Trade Technician's Soft Skills Manual" foreslår også at du sikrer at meldingen din ikke inneholder "verbal søppel", for eksempel "hmm" og "uhhh" for å fylle ut blanke i tankene dine. Spill av meldingen, identifiser eventuelle problemer, og hold innspillingen til du får det riktig.

Send samtaler omgående

En god måte å miste potensielle kunder er ved å utsette tilbakeringinger som svar på meldingene som ringer forlater for virksomheten din. "Mary Ellen Guffey's Essentials of Business Communication" anbefaler å sjekke innkommende talepostmeldinger regelmessig og svare på dem så raskt som mulig.