Krav til W2 Form Utbetaling for selskaper

Bedrifter som betaler lønn og andre utbetalinger til sammen mer enn $ 600 i et kalenderår, må levere kopier av IRS-skjema W-2 til ansatte, inkludert tidligere ansatte. Hvis din bedrift betalte en individuell og trukket inntektsskatt, skal du betale skatt for Sosial sikkerhet og Medicare, eller FICA, fil IRS Forms W-2 og W-3. Skjema W-3 er et sammendrag av de enkelte W-2-skjemaene ditt firma sender til regjeringen.

Skjema W-3

For å fullføre transmittal IRS-skjema W-3 må du ha totalt antall W-2 som du sender til IRS. Hvis du har mer enn 250 W-2, e-fil din W-3. Ellers fullfør papirformularen, som krever arbeidsgiveridentifikasjonsnummer og de totale beløpene for W-2-ene du utsteder til ansatte og tidligere ansatte. Du må ha totaler for avhengige omsorgspenger, bidrag til ukvalifiserte pensjonsordninger, utsatt kompensasjon og føderal inntektsskatt tilbakeholdt. I tillegg krever W-3 staten forkortelse og identifikasjonsnummer, og statlig og lokal lønn og inntektsskatt tilbakeholdes. Hvis bedriften din opererer i to eller flere stater, trenger du ikke å sette inn statens forkortelser eller ID-numre.

Skjema W-2

Du må utbetale IRS Form W-2 kopier merket B, C og 2 til ansatte og tidligere ansatte som ble betalt mer enn $ 600 i kalenderåret. Fristen for innlevering av W-2 er 31. januar, etter det kalenderår som du rapporterer lønninger til. For eksempel er fristen 31. januar 2013 for kalenderåret som slutter 31. desember 2012.

Tidlig utbetaling

Hvis du har ansatte som forlot selskapet før slutten av kalenderåret eller ansatte med inntektsavbrudd tidligere i kalenderåret, kan du levere W-2s for dem før slutten av kalenderen hvis du velger. Men du har fremdeles til neste januar for å levere W-2 til ansatte. Hvis du for eksempel hadde en sommeren ansatt som du kunne ha utarbeidet en W-2 i september, kan du gi W-2 raskere enn 31. januar, eller du kan vente og gi W-2 med resten av din ansatte W-2 som utløper innen 31. januar. En ansatt kan be om kopier av hennes W-2 og du må oppfylle forespørselen innen 30 dager etter at arbeidstaker mottok sin siste lønnssjekk.

Extension

Hvis du ikke har tilstrekkelig tid til å forberede skjemaene W-2 eller formildende omstendigheter, vil hindre deg i å utbetale ansattes W-2 skjemaer, må du skrive til IRS før 31. januar. Brevet ditt må inneholde kontaktinformasjon og arbeidsgiver identifikasjonsnummer, samt navn og signatur til den personen som er autorisert til å gjøre en slik forespørsel. Oppgi årsaken til korrespondansen din - å be om en forlengelse av tid for å utbetale "Forms W-2" til dine ansatte - og forklare hva som forårsaket forsinkelsen. Hvis du trenger en forlengelse for mer enn 10 skjemaer W-2, må du sende inn en elektronisk forespørsel.

Returned Mail

Hvis du får returnert post for Forms W-2 som du forsøkte å levere til ansatte, behold dem i en fil i fire år. Oppbevar de returnerte skjemaene W-2 i en sikker fil akkurat som du ville ha andre arbeidsrekorder. Hvis dine W-2 skjemaer lagres elektronisk, må du kontrollere at de er skannet riktig for å vise relevant informasjon om hvorfor skjemaet ble returnert, for eksempel feil adresse eller ikke noe navn på adressen.