Svar på takk e-post

Det var en tid ikke lenge siden - selv etter at e-post ble vanlig - at folk ville skrive brev på papir, takke deg for en god jobb, eller de ville skrive et kort notat på et takk kort. I dag, med utbredelsen av smarttelefoner og bærbare datamaskiner, er de fleste takknemmene sendt som e-post. Å vite når du skal svare på en rask melding og hvordan du bør uttrykke ditt svar, er viktig, i en tid der etiketten endres nesten like fort som teknologi.

Når skal du svare ... og når det ikke skal

Det er egentlig ikke en regel som dikterer at du må svare på en takk e-post. Men hvis du vil fortsette et forretningsforhold eller for å holde kundene dine glade, er det ofte en god ide å anerkjenne e-posten.

Hvis en selger sender deg en epost som takker deg for å snakke med ham på telefonen, og du ikke har behov for selskapets produkter, kan du svare på ham ved å åpne døren til en endeløs rekke meldinger du foretrekker å ikke motta. I dette tilfellet er det ganske akseptabelt å slette e-posten.

På den annen side, hvis en kunde sender deg en epost som takker deg for din ekstraordinære tjeneste, bør du sannsynligvis svare. Tilsvarende, hvis e-posten inneholder spørsmål som krever svar, bør du antagelig svare.

Speilet ditt svar

Som med de fleste e-postsvar er speiling en god måte å sikre at ditt svar mottas godt av den andre personen. Hvorvidt Takk-e-posten har ditt fulle navn og bruker en formell skriftlig stil, eller er en enkel setning uten tegnsetting eller kapitalisering, kan du vanligvis svare i form.

Svar på e-post fra kunden

Når en kunde tar deg tid til å skrive deg en takk e-post, bør du alltid svare, selv om det bare er å innse at du har mottatt den. Ikke bare gjør glade kunder til gjenta kunder, de er også mer sannsynlig å henvise sine venner og kollegaer til deg.

En måte å vise at du verdsetter god tilbakemelding er å spørre kunden din om du kan bruke e-posten som en attest for å skrive ut på veggen eller å plassere på nettstedet ditt.

Eksempel:

Kjære Fru Frazier,

Takk for at du tok deg tid til å skrive meg. Jeg er alltid glad for å høre fra en lykkelig kunde! Har du noe imot om vi sitert på testsidesiden på nettstedet vårt?

Svarer til jobbsøkere

Dagens jobbsøkere følger nesten alltid opp med en takk, uansett hvor bra eller hvor dårlig intervjuet gikk. Ikke å svare på søkerens e-post er sjelden et godt svar, siden det er en god sjanse for at han kan kontakte deg igjen.

Med mindre du allerede har bestemt deg for å gi søkeren jobben, bør svaret ditt ikke antyde at søkeren kan få jobben. Selvfølgelig, hvis du er usikkert, bør svaret ikke dash deres håp heller. Opprettholde en profesjonell tone og la søkeren vite hva han bør forvente som et neste skritt.

Eksempel:

Det var en glede å møte deg. Vi vil intervjue noen flere kandidater i løpet av de neste dagene. Hvis vi bestemmer oss for å fortsette med et annet intervju, vil jeg kontakte deg før uken.

Hvis du er sikker på at kandidaten ikke er en god kamp for organisasjonen din, kan du velge å være mer direkte.

Eksempel:

Det var en glede å møte deg. Dessverre tviler jeg på at vi skal følge opp for et intervju på dette tidspunktet. Vi vil imidlertid beholde CV på filen, hvis vi har en annen åpning. Jeg ønsker deg det beste i jobbsøkingen.

Legg merke til at i begge eksemplene skiller forfatteren seg fra selskapet, som om å si, "selv om jeg personlig likte å snakke med deg, vil selskapet ansette noen andre." Dette kan bidra til å redusere sting av avvisning ved ikke å gjøre det til et personlig.