Formål med revisjonsrapporter

Internal Revenue Services definerer et revisjonsspor som en kronologisk sekvens av poster som inneholder bevis for en forretningsprosess. Hver plate inneholder informasjon om hvem som opprettet posten, med hvilket system, på hvilken dato og på hvilket tidspunkt. En datalogger fanger opp registene som utgjør en revisjonsspor, og revisjonsrapporter rapporterer disse postene, slik at analytikere kan granske dem. Disse rapportene tjener forretningsmessige formål så variert som tapt transaksjonsgjenoppretting, bedrageringsdeteksjon, katastrofegjenoppretting og regelverksoverensstemmelse.

Finne tapte transaksjoner

Hvis du ikke vet noe om en transaksjon unntatt dagen da noen kom inn, kan en revisjonssporrapport hjelpe deg med å finne transaksjonen. Ved å gjennomgå revisjonsloggene for den dagen og samsvare dem med transaksjonene du allerede vet om, kan du eliminere de kjente transaksjonene og finne den tapte. Den type regnskapsprogramvare du bruker bestemmer trinnene du tar for å finne tapte transaksjoner. Noen programmer lar deg søke etter beløp, etter transaksjonsnummer eller av brukeren som angitt transaksjonen.

Svindel Deteksjon

En revisjonssti er et nyttig hjelpemiddel for å avdekke svindel i en organisasjon. I tillegg til å registrere metadataene bak hver enkelt transaksjon på det tidspunktet den ble opprettet, registrerer et revisjonsspor også data om transaksjoner som brukere har redigert. Dermed viser revisjonssporrapporten en person som får tilgang til systemet for å endre transaksjoner etter at andre brukere har angitt dem nøyaktig. Revisjonslogger gir objektive bevis for å støtte den handlingen en organisasjon tar når den avdekker svindel, for eksempel en ansattes oppsigelse, sivil tvister eller en kriminell klage til rettshåndhevelse.

Disaster Recovery

Hvis en katastrofe gjør alle transaksjoner for en hel dag utilgjengelig, gjør det mulig å rekonstruere korrupte eller skadede filer med en revisjonssporrapport for dagen. Hvis revisjonslogglogger har blitt bevart og sikkerhetskopiert over en tidsperiode, kan en revisjonssporrapport gjenskape en organisasjons transaksjoner for hele perioden. Rekonstruksjon kan være en kjedelig, tidkrevende prosess og kan kreve spesiell programvare, men hvis det ikke er noe alternativ for å gjenopprette transaksjonsinformasjon, er prosessen verdt investeringen.

Samsvar

Nesten alle organisasjoner er underlagt regulering. Det er skatteforskrifter og føderale lover som Sarbanes-Oxley Act og Gramm-Leach-Bliley Act som organisasjoner må overholde i tillegg til bransjespesifikke bestemmelser som regulerer bankinstitusjoner, meglerhus og lignende. Generelt aksepterte regnskapsprinsipper gjelder for alle typer bedrifter, små og store. En revisjonssporapport viser at disse forskriftene overholdes, og hjelper et selskap til å oppfylle sine krav til registrering av overholdelse.