Retningslinjer for personellfiler

Uansett om loven krever det, bør du beholde personellfiler for hver av dine ansatte. Personaleoppføringer kan hjelpe deg med å beskytte deg mot arbeidsrett, for eksempel diskriminering eller urettmessig oppsigelse. Personvernregistreringspolitikken bør overholde gjeldende føderal og statslov. Tilgang til filene bør begrenses til et utvalg av enkelte personer.

File Inclusions

Når du ansetter en ansatt, lager du en personellfil for henne og beholder bare arbeidsrelaterte dokumenter i den. Dette inkluderer jobbbeskrivelse, søknad om søknad, CV, tilbudsbrev, ansettelseskontrakt og skjemaer knyttet til ytelser til arbeidstakere, skattefradrag og ansatthåndbokskvittering. Etter hvert som hennes sysselsetting utvikler seg, inkluderer dokumenter knyttet til årlige vurderinger, prestasjoner og priser, opplæring og workshops eller seminarer gjennomført, gjennomført og opptatt, problemer fra klienter og kolleger og disiplinære advarsler og handlinger.

Separate filer

The Americans with Disabilities Act krever at dekket arbeidsgivere oppretter en egen fil for en ansattes medisinske poster. Hennes medisinske fil skal være i en egen, konfidensiell mappe, i stedet for å bli plassert sammen med resten av personoppgaven. Filen må bare inneholde medisinsk relaterte elementer, for eksempel legens uttalelser, medisinske sertifiseringer og data som beskriver helsepersonellets helsetilstand eller medisinsk historie. Du må også opprette en egen fil for ansattes Form I-9, som regjeringen har rett til å inspisere. Å gi disse agenter tilgang til personoppføringer kan imidlertid være et brudd på dine ansattes personvern. Derfor må du alltid holde I-9 skjemaer skilt fra personopplysninger.

Records Access

I personellpolitikken oppgir du de som har tilgang til personopplysninger og prosedyrene for å skaffe dem. For eksempel kan du gi ledere og veiledere tilgang på behovsbasert basis, for eksempel når du bestemmer deg for å overføre en ansatt til en annen avdeling. Regjerings- og rettshåndhevelsesrepresentanter som utfører sine plikter, kan etter eget skjønn få tilgang til personaldokumenter, på ansattes anmodning eller dersom de er bestilt av retten. Tilgang til journaler bør begrenses til noen få nøkkelpersoner, for eksempel din personalansvarlig og eier av selskapet. Staten kan ha retningslinjer for hvem som kan inspisere medarbeiderens medisinske journaler og om nåværende og tidligere ansatte har lov til å få tilgang til personopplysningene sine.

Beskyttede og ikke-arbeidsmessige relaterte data

Avstå fra å sette beskyttede eller ikke-arbeidsmessige data i en ansattes personellfil. Dette inkluderer hennes løp, fødselsdato, sivilstatus, innvandringsstatus, nasjonal opprinnelse, kjønn, seksuell orientering, finanshistorie, personnummer og pårørende. Lag en egen fil for disse dokumentene. Ikke legg ubemerket kritikk eller noe du ikke vil ha en jury til å se i medarbeiderens personellfil.

Oppbevaring av poster

Føderale og statlige lover dikterer hvor lenge du må beholde arbeidsrekorder og hvordan du skal kaste dem når retensjonsfristen har gått. For eksempel krever Equal Employment Opportunity Commission at arbeidsgivere holder personopplysninger i ett år etter at en ansatt har avsluttet. Politikken for oppbevaring av dokumenter bør identifisere personen som er ansvarlig for å opprettholde filene, hvordan dokumenter skal brukes og lagres, og hvordan de skal bli ødelagt etter føderal eller statslig lov. Hvis nødvendig, kontakt statlig arbeidsavdeling eller en advokat for lagringslovgivning som gjelder for småbedrifter.