Slik refunderer du en Pretax medisinsk fradrag gjennom lønn

Hvis du tilbyr dine ansatte pretax medisinsk forsikring, gjør du det gjennom en sektion 125, eller kafeteria, plan, som unngår deres premier fra bestemte skatter. Av en eller annen grunn kan det hende du må refundere en ansattes medisinske bidrag. Dette kan for eksempel skje hvis hun stoppet medisinsk dekning, men du stoppet ikke hennes fradrag i lønnsystemet. Når du refunderer en avgiftsfradrag, mister pengene sin skattefordel.

Refusjonsbeløp

Oppgi beløpet som skyldes ansatt. Hvis for eksempel fradraget skulle ha stoppet to ukentlige lønnsperioder siden, legger du til beløpene som kom ut av hennes lønnsslipp over fire ukers perioden. Kontroller også at fradraget kun er for medisinsk. La oss si at hun også deltar i din pretax tannlege plan, som er gjort som en egen lønn fradrag fra hennes medisinske plan. Hvis hun stoppet begge dekningene, og du ikke klarte å stoppe fradragene, ville du refundere begge deler.

Skattefritak

Under Internal Revenue Service retningslinjer, er eksklusiv medisinske bidrag ekskludert fra føderal inntektsskatt, sosial sikkerhet og Medicare skatt. Statlige og lokale inntektsskatteregler for medisinske fradrag for forskudd varierer. I mange tilfeller gjelder samme behandling som føderal lov. Kontakt fortsatt statlig inntektsvirksomhet for avklaring, fordi unntak kan gjelde. For eksempel har Pennsylvania spesifikke forhold for hvilke premaks helseforsikringsbidrag er unntatt fra statlig inntektsskatt, for eksempel for sykdom, sykehusinnleggelse og funksjonshemning eller død.

Refusjonskode

Utvikle en unik kategori i lønnsystemet ditt for å identifisere tilbakebetalinger for forfallsavdrag. For eksempel kan du kalle det "Pretax Deduction Refund." Innenfor denne kategorien kan du opprette relevante koder, for eksempel "S125 Med Ref" eller "S125 Den Ref." Når du utfører refusjonen, må du ikke bruke den samme koden du brukte for å få fradraget. Å bruke samme kode kan forårsake forvirring fra et regnskapsmessig synspunkt, siden begge transaksjonene har forskjellige betydninger. Også fradraget er skattefrit, men refusjonen er ikke, så de krever forskjellige beregninger. Formatere refusjonskategorien i lønnssystemet ditt, slik at skatter bare blir brukt på refusjonsbeløpet som var skattefri. Din leverandør av lanseringsprogramvare kan hjelpe deg med denne prosessen.

Betalingsprosess

For å bruke refusjonen, skriv inn refusjonsbeløpet som et negativt under den respektive koden. Programvaren vil bruke beløpene for føderal inntektsskatt, trygdeavgift, Medicare skatt og gjeldende statlige og lokale skatter. Hvis refusjonsbeløpet ikke er unntatt fra en bestemt skatt, siden du allerede har holdt avgiften når du gjorde fradraget, bør ikke skatten komme ut igjen. Tilbakebetaling forårsaker en økning i lønnene til arbeidstakeren og refusjonsbeløpet skal vises på lønnsstammen under riktig kode.

betraktninger

Pretaksavdrag vises ikke som skattepliktig lønning på ansattes årlige W-2 fordi de er skattefrie. Nå som du har tilbakebetalt pengene som skattepliktig, må du inkludere det i sine skattepliktige årlige lønninger, så det vises som sådan på hennes W-2.