Hvordan vite om en underleverandør er innlemmet

Hvis du er en entreprenør, må du vite bedriftsstrukturen til underleverandørene dine for å unngå å få problemer med Internal Revenue Service. IRS krever at du sender uavhengige entreprenører som utfører arbeid for deg en Form 1099-MISC hvis du betaler dem minst $ 600 i et kalenderår. Hvis entreprenøren er innlemmet, gjelder denne bestemmelsen ikke. Be underleverandører om å fylle ut et skjema W-9 for å sikre overholdelse av skattebestemmelsene.

Hva en underleverandør er

IRS ser på tre faktorer når man avgjør om en arbeidstaker er en underleverandør eller en ansatt: atferdskontroll, økonomisk kontroll og forholdet til arbeideren. For å fastslå sin status ønsker IRS å vite om du gir opplæring og instruksjon til underleverandøren din, betaler du for materialer og verktøy, og du gir fordeler eller har en skriftlig kontrakt. Mens ingen enkelt gjenstand bestemmer seg, kan en kombinasjon av flere elementer indikere at underentreprenøren faktisk er en ansatt. Hvis du verifiserer at underentreprenøren er innlemmet, er IRS mindre tilbøyelig til å erklære ham en ansatt.

Skjema W-9

Etter at underleverandøren returnerer skjemaet W-9, inspiserer det for å avgjøre om hun driver som person, C-selskap, S-selskap, partnerskap eller aksjeselskap eller LLC. Se etter arbeidsgiverens identifikasjonsnummer i stedet for hennes personnummer. Ifølge IRS må et selskap bruke sin EIN, ikke eierens personnummer, til skattemessige formål. Hold en kopi av skjemaet for filene dine, selv om du ikke trenger å sende en kopi til IRS. Hvis underentreprenøren ikke er innlemmet, og du må sende henne en 1099-MISC, må du sende en til IRS også.

Bekreftelse

I de fleste stater opprettholder statssekretæren alle bedriftsregistre, inkludert vedtektsverk. Bekreft med underleverandøren hvilken stat han har innlemmet i og bruk nettdatabasen tilgjengelig på de fleste statlige nettsteder for å verifisere underleverandørens opplysninger. Hvis statens database ikke er tilgjengelig på nettet, ring eller skriv kontoret for å verifisere underleverandørens opplysninger. Loven krever ikke dette, men hvis IRS bestemmer underleverandøren var en ansatt, viser en verifisert status at du hadde en rimelig unnskyldning for å behandle ham som underentreprenør og avlaster deg fra plikten til å betale sin arbeidsskatt.

betraktninger

Stater som Minnesota krever entreprenører å betale arbeidstaker erstatning forsikring på sine underleverandører hvis de ikke har sine egne. Spør dine underleverandører om de har egne retningslinjer. Hvis underentreprenøren har ansatte, er hun pålagt å ha sin egen dekning. Spør noen underentreprenør om å gi et dekningsbevis eller følg trinnene i din stat for å sikre dekning for underleverandøren og hennes ansatte. Forutsatt at en underentreprenør har arbeidstakers kompensasjonsdekning bare fordi hun er innlemmet, kan det føre til at selskapets økonomi står i fare. Ikke å sikre dekning kan gi deg ansvar for medisinsk behandling og tapte inntekter dersom underleverandøren eller hennes ansatte blir skadet på en av jobbene dine.